امروزه انتقال اطلاعات و ارتباطات جزء اساسی زندگی ما هستند بنابراین روش های انجام چنین کارهایی و تکنولوژی انجام آنها نیز بسیار اهمیت دارد. یعنی از ارسال ایمیل گرفته تا ذخیره در فضای ابری همگی مهم بوده و باید با نحوه انجام هر کدام آشنا باشیم ، حال در این بین حتما نام هارد کپی (hard copy) را شنیده اید. هارد کپی یک روش رایج برای ذخیره سازی و انتقال داده ها به شکل فیزیکی است.
این راهکار که به آن کپی فیزیکی نیز گفته می شود همچنان در اکثر حوزه ها مورد استفاده قرار می گیرد. یعنی با وجود پیشرفت تکنولوژی و راه های مختلفی که جهت ذخیره یا اشتراک گذاری داده ها وجود دارد باز هم شرکت های کوچک ، کمپانی های بزرگ و حتی افراد معمولی تمایل دارند تا اسناد خود را بدین روش نگهداری کنند.
تعریف هارد کپی
جهت بررسی دقیق تر به این تعریف توجه کنید : هارد کپی به نسخه ای فیزیکی از اطلاعات دیجیتال گفته می شود که می توان آنها را توسط دستگاه هایی مثل پرینتر روی موادی مانند کاغذ ، پلاستیک یا هر ماده قابل چاپی ارائه داد. یعنی hard copy اسنادی هستند که به گونه ای طراحی شده اند تا قابل لمس و مشاهده باشند و جهت دسترسی به آنها نیازی به ابزارهای دیجیتال نباشد. به عبارتی دیگر هر زمان که یک فایل دیجیتال مانند محتوای متنی ، تصویر و نمودار داخل یک کامپیوتر یا فلش را چاپ می کنید، نسخه چاپ شده همان هارد کپی خواهد بود.
این مقاله را از دست دهید : اچ پی اسمارت ( HP Smart ) چیست
تاریخچه هارد کپی
استفاده از کپی فیزیکی به زمانی برمی گردد که انسان توانست اطلاعات و هر آنچه که نیاز دارد بعدا مجدد بررسی کند ، روی برگه های کاغذ بنویسد. این روش آنقدر بین همه جا افتاده و کاربرد داشته که با وجود پیشرفت تکنولوژی همچنان مورد استفاده قرار می گیرد. در بالاتر هم ذکر شد تفاوتی ندارد شغل شما چه چیزی باشد در هر صورت ترجیح می دهد یک نسخه از مدارک و اسناد خود را بدین صورت نگهداری کنید.
تفاوت هارد کپی با سافت کپی
تفاوت بین هارد کپی و سافت کپی در جنبه‌های مختلفی مشاهده می‌شود و هر کدام برای کاربردهای خاص خود طراحی شده‌اند. هارد کپی به نسخه‌ای فیزیکی از اطلاعات اطلاق می‌شود که به صورت چاپی است و قابل لمس است، مانند یک سند کاغذی، در حالی که سافت کپی نسخه دیجیتالی اطلاعات است که در دستگاه‌هایی مانند کامپیوتر، لپ‌تاپ یا گوشی هوشمند ذخیره می‌شود و نیاز به ابزارهای الکترونیکی برای دسترسی به آن دارد. از نظر دوام، هارد کپی معمولاً در برابر تغییرات ناگهانی مقاوم‌تر است، زیرا نمی‌توان به راحتی آن را دستکاری یا حذف کرد، در حالی که سافت کپی ممکن است در معرض خطراتی مانند ویروس‌ها، حملات هکری یا حذف تصادفی قرار گیرد.
از نظر حمل و نقل، سافت کپی بسیار راحت‌تر است؛ زیرا می‌توان حجم زیادی از اطلاعات را در یک حافظه کوچک ذخیره کرد، در حالی که هارد کپی نیاز به فضای فیزیکی بیشتری دارد. همچنین، تولید و نگهداری هارد کپی هزینه‌هایی مانند کاغذ، جوهر و تجهیزات چاپ را شامل می‌شود، در حالی که هزینه‌های نگهداری سافت کپی عمدتاً به ذخیره‌سازی دیجیتال وابسته است. در عین حال، در موارد قانونی و رسمی، هارد کپی ممکن است معتبرتر باشد، به خصوص برای اسنادی که نیاز به امضا یا مهر رسمی دارند و این امر باعث می‌شود در برخی موقعیت‌ها هارد کپی ارجحیت داشته باشد.
سافت کپی چیست؟
هنگام بررسی hard copy یا همان چاپ فیزیکی باید به سافت کپی نیز بپردازیم. Soft Copy ، سیگنال های الکترونیکی هستند که به صورت موقت روی صفحه نمایش دستگاه هایی همچون کامپیوتر نمایش داده می شوند. یعنی هرگاه شما محتوای متنی ، عکس و یا ودیویی روی نمایشگر لپ تاپ ، تبلت یا موبایل خود مشاهده می کنید در حال استفاده از سافت کپی هستید.
مزایای هارد کپی
برای درک بهتر کارایی چاپ کاغذی باید با مزایای این روش و البته سافت کپی آشنا شوید. این موارد عبارتند از:
- امکان انتقال فایل ها به صورت آفلاین ( یعنی بدون نیاز به اینترنت یا بلوتوث می توانید اطلاعات را روی کاغذ چاپ کنید و با همکار خود به اشتراک بگذارید.)
- افزایش امنیت ( هکرهای زیادی در همه جا وجود دارند که از راه های گوناگون وارد سیستم های مختلف می شوند و می توانند داده های داخل آنها را بدست آورند.)
- نگرانی جهت نگهداری اطلاعات ( حتما می دانید سیستم های کامپیوتری ، تبلت ، موبایل یا کارت های حافظه می توانند تحت شرایط مختلف ایراد پیدا کنند ، چنین مواقعی احتمال پاک شدن داده های شما بسیار بالاست و اگر از روش هارد کپی استفاده نکرده باشید دیگر امکان دسترسی به آنها وجود نخواهد داشت.)
معایب هارد کپی
- فضای نگهداری زیاد برای اسناد فیزیکی
- کاهش سرعت انتقال اطلاعات
- آسیب به محیط زیست ( در hard copy برای چاپ هر نوع محتوایی نیاز است تا تعداد زیادی کاغذ مصرف شود یعنی باید درختان بیشتری قطع گردند. حتما می دانید جهت ساخت سی دی که می توان گفت نوعی هارد کپی محسوب می شود نیز از چوب درختان استفاده می کنند.)
مزایای سافت کپی
- امکان انتقال اطلاعات به صورت آنلاین یا از طریق بلوتوث
- افزایش سرعت امور
- حفظ محیط زیست
معایب سافت کپی
همانطور که گفته شد امکان هک داده ها وجود دارد. مثلا اگر سیستم شما به اینترنت وصل باشد آنگاه هکرها خیلی راحت می توانند به آن نفوذ کنند و اطلاعات کاری یا شخصی شما را بدست آورند.
بیشتر بخوانید : گرفتن پرینت دو رو با پرینتر اچ پی
کاربردهای هارد کپی
- محیط های کاری باید اسناد مهم خود را به صورت hard copy داشته باشند تا بتوانند از آنها به عنوان یک مرجع قانونی استفاده کنند.
- انواع آموزش و تحقیقات مختلف باید به صورت هارد کپی یا نسخه چاپی درآیند تا دیگران نیز امکان استفاده از آنها را داشته باشند.
اکثر مواقع جهت انجام تبلیغات شما به تعدادی بروشور ، کاتالوگ ، پوستر یا کارت ویزیت نیاز دارید بنابراین باید سراغ کپی فیزیکی بروید.
مقالات بیشتر
